“JARVIS,
you there?”
영화 ‘아이언맨’에서 토니 스타크는 헬멧을 집어 들며 자비스를 부른다. 자비스는 토니의 생각과 기분까지 읽어내는 AI 비서다. 언제 어디서나 연결되는 조력자, AI는 더 이상 영화 속 상상만이 아니다.
AI 앱을 쓰기 시작하면 가장 먼저 느끼는 변화는 ‘일의 밀도’다. 같은 시간 안에 처리할 수 있는 업무량이 늘고 반복 작업에 쏟던 에너지를 핵심 업무에 나눠 쓸 수 있다.
잘 배운 AI 앱 하나가 열 사람 몫을 한다고 해도 과언이 아니다. 업무에 바로 활용할 수 있는 AI 앱을 기능별로 살펴봤다.
ChatGPT
무엇을 물어도 답하는 범용 AI지만 특히 글쓰기와 문서 작업에서 강점을 발휘한다. 간단한 주제만 입력해도 문서의 큰 흐름을 잡고 목차부터 본문 초안까지 빠르게 구성해낸다. 문체 전환이나 분량 조절, 요약 기능도 뛰어나 초안 작성 이후 수정 단계에서 업무 시간을 크게 줄여준다.
관건은 ‘지시 방식’이다. 이 자료의 목적은 무엇인지 어떤 독자를 대상으로 하는지, 톤과 분량은 어느 정도가 적절한지를 구체적으로 설명할수록 결과물의 완성도가 높아진다. 처음부터 글 전체를 맡기기보다는 이미 작성한 문서를 다듬고 문장을 정제하는 편집자 도구로 활용하는 것을 추천한다.
Notion
메모와 문서를 체계적으로 정리해주는 업무용 정리 플랫폼이다. 회의록이나 아이디어 메모처럼 흩어진 정보를 한곳에 모아 구조화하고 핵심 내용을 요약하는 데 강자다. 기록은 쌓여가는데 정리가 되지 않을 때 유용하다.
노션의 핵심은 ‘페이지’와 ‘블록’ 구조다. 페이지가 노트나 폴더라면, 블록은 그 안에 들어가는 텍스트·이미지·체크리스트 같은 콘텐츠다. 이 구조 덕분에 문서를 자유롭게 배치하고 확장할 수 있다. 여러 사람이 동시에 편집할 수 있어 개인 업무 관리뿐 아니라 팀 단위 협업과 기록 관리에도 적합하다.
Otter.ai
회의나 인터뷰 같은 음성 기반 콘텐츠를 실시간으로 텍스트로 변환해주는 도구다. Google Meet, Microsoft Teams 등 주요 화상회의 플랫폼과 연동되며 실시간 자막을 제공하고 발언자를 구분한다. 회의가 끝나면 핵심 내용을 요약한 회의록도 만들어준다.
전체 녹취 파일은 검색 가능한 텍스트로 저장되기 때문에, 이후 특정 키워드를 빠르게 찾아볼 수 있다.
중요한 회의에는 캘린더 연동을 설정해두면 회의 ‘자동’ 기록도 가능하다.
Gamma
프레젠테이션, 웹 문서, 소셜 미디어 게시물 등을 손쉽게 만들어주는 AI 디자인 파트너다. 몇 줄의 설명만 입력하면 문서 전체 흐름을 구성하고 슬라이드 구조와 디자인을 자동으로 제안한다. 내용은 준비돼 있지만 형식을 잡는 데 시간이 오래 걸릴 때 제격이다.
처음부터 완성본을 기대하기보다는 ‘구조 설계 도구’로 접근하는 것이 좋다. 자료의 목적, 대상 독자, 원하는 분위기를 함께 입력하면 결과물이 훨씬 정교해진다. 기존에 작성한 텍스트를 붙여 넣어 프레젠테이션이나 웹 문서 형태로 빠르게 전환하는 데도 강하다.
Perplexity
검색과 요약을 결합한 리서치 특화 AI다. 질문을 던지면 단순한 답변이 아니라 참고한 출처와 함께 핵심 내용을 정리해준다. 정보의 출처가 중요한 업무 환경에서 신뢰도가 높다. 잘 활용하려면 단순 검색어 대신 맥락을 포함한 질문을 던지는 게 좋다. 예를 들어 ‘2025년 인기 창호’보다 ‘최근 5년간 국내 창호 트렌드 변화와 시사점’처럼 묻는 방식이 훨씬 효과적이다.
Descript
영상과 오디오 편집을 ‘글 편집하듯’ 할 수 있게 해주는 AI 툴이다. 음성을 자동으로 텍스트로 변환하고, 텍스트를 삭제하면 영상과 음성도 함께 편집된다. Descript를 잘 쓰는 요령은 완성 편집보다는 1차 정리에 활용하는 것이다. 녹음이나 영상 전체를 업로드한 뒤 불필요한 반복 발언이나 공백을 먼저 정리하면 이후 편집 시간이 크게 줄어든다. 영상 콘텐츠를 자주 다루지 않더라도 음성 정리나 인용 발췌용 도구로 충분히 가치가 있다.
AI앱 더 잘 활용하는 법
- “너는 KCC의 구성원이야” AI에게 명확한 역할을 부여하라!
AI는 학습 데이터를 기반으로 답을 내기 때문에 구체적인 요구와 맥락을 설명하는게 중요하다. 충분한 배경설명과 더불어 구체적인 역할을 부여했을 때 원하는 결과를 얻을 확률이 높다.
- 반복업무에 강하다! 엑셀 데이터 병합·추출, 구글 Apps Script로 스프레드시트 자동화 등 반복 업무에 적용하면 큰 도움을 받을 수 있다.
- 준비는 AI가, 마무리는 사람이!
AI는 모든 일을 다 해줄 것이라는 기대를 버리자. 생성형 AI는 원하는 결과물의 50~80% 수준까지 만들고 완성은 사람이 직접 하는 것이 시간도 아끼고 완성도도 높이는 방법이다.
댓글 23개
너는 KCC 구성원이야. 그리고 내 부하직원이라는걸 명심해
앞으로 AI가 발전하고 세상은 어떻게 변할지 기대됩니다
너무너무 똑똑하네요~
깔끔하게 정리해주시니 너무 보기좋네요!! 업무에 참고해야지~
AI 종류가 이렇게 많군요!
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